Confira dicas para realizar um Kick-Off Meeting produtivo na sua empresa

Quem nunca foi para uma reunião corporativa e saiu da sala com mais dúvidas do que entrou? É gente que não sabe conduzir a apresentação, outros que estão mais preocupados em contar a sua própria experiência (e vantagens), conversas paralelas e uma sensação generalizada de perda de tempo.

Em início de novos projetos, como a expansão de uma rede de lojas, a situação descrita acima é ainda mais crítica. Caso o pessoal saia da sala sem entender nada, há grandes chances de o projeto já nascer com um pé no fracasso.

No mundo corporativo, a reunião de apresentação de um projeto é chamada de Kick-Off Meeting (ou reunião de pontapé inicial, numa tradução livre e coloquial).

Geralmente apresentada pelo gerente de projetos ou pelo próprio empreendedor, o encontro serve para explicar o planejamento do projeto e seu propósito, cronograma, custos, recursos e resultados esperados.

O encontro também tem o objetivo de alinhar as expectativas de todos os envolvidos – o que é fundamental para o sucesso de uma nova iniciativa. Um entendimento coeso evitará conflitos no futuro e tornará o fluxo de trabalho mais ágil.

Veja dicas para realizar um Kick-Off Meeting produtivo:

ESCOPO

É necessário apresentar, com praticidade, o que é o projeto. Um bom exemplo é o lançamento de um e-commerce de uma marca de moda.

Dessa forma, é preciso mostrar os motivos para abrir um novo canal de venda (a internet trará faturamento incremental e reforçará a imagem da marca no âmbito digital), um panorama atual do mercado (o segmento tem crescido em vendas on-line), o público-alvo (quais são os hábitos de consumo no varejo omnichannel?) e os diferencias frente aos concorrentes (a marca oferecerá o serviço de click & collect).

No escopo, é necessário apresentar os objetivos e metas gerais do projeto.

EXPECTATIVAS

Um novo projeto, mesmo numa empresa pequena, envolve diferentes pessoas e departamentos. A abertura de uma nova loja, por exemplo, tem relação com as áreas financeira, de marketing, de suprimentos e recursos humanos.

O empreendedor precisa relembrar a todos os envolvidos o próposito, as premissas, as limitações e os riscos do projeto. A sinergia de pensamento reduz possíveis ruídos entre as partes (o famoso bate-boca entre o marketing e o financeiro), cria maior senso de pertencimento e colaboração e reforça até que ponto cada profissional e sua equipe pode se flexibilizar pelo objetivo em comum.

A iniciativa também fornece maior autonomia aos líderes de cada área.

CRONOGRAMA

As datas de início e término de cada tarefa e meta do projeto devem ser expostas de forma clara.

E caso haja algum descontentamento ou dúvida, o Kick-off Metting é o momento de colocar a boca no trombone – mesmo que o cronograma já tenha sido debatido durante a fase de planejamento.

O consenso sobre datas evita atrasos e pedidos de adiamento durante a execução do projeto, o que causa uma verdadeira bola de neve e afeta todos os envolvidos.

Com todos sabendo o que e quando deverão entregar, haverá maior tempo e liberdade para preparar as ações (e pensar em planos alternativos caso o primeiro não se mostre viável na prática).

CUSTOS E RECURSOS

A importância deste item é similar ao do cronograma: esclarecer e reforçar o papel de cada equipe dentro do projeto em termos de investimentos financeiros, de pessoal e de tempo. 

A criação de uma nova linha produto, por exemplo, fará com que as equipes tenham que estabelecer novos horários ou formas de trabalho mais produtivas para dar conta da nova missão, sem precisar relegar as atividades do dia a dia. O centro de custo de cada departamento também pode sofrer alteração.

E o empreendedor será o responsável por controlar as variáveis buscando o máximo retorno sobre os investimentos.

INDICADORES

Como sentenciou o guru de gestão Peter Drucker, “o que não se mede, não se gerencia”. Além de atestar o desempenho, os indicadores podem ser usados para análise de tendência, melhora contínua e concedem transparência ao projeto.

Também chamado de KPI, os indicadores de desempenho avaliam qualidade das equipes envolvidas no projeto e atestam, na prática, a interdependência dos profissionais envolvidos.

Em todo caso, o empreendedor precisa chegar a um equilíbrio, para que as métricas usadas como base não sejam altas demais (o que desmotiva e desgasta os funcionários frente à irrealidade dos números), nem baixas, o que inibe a maior produtividade.

 

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